يحلم كل صاحب عمل بوجود عمال يسعدون باستمرار. بعد كل شيء،
العمل السعيد هو عامل إنتاجي ، والعمال المنتجون جيدون للنهاية.
ومع ذلك ، وبما أن الطبيعة البشرية هي ما هي عليه ، فقد لا تزال هناك بعض المخاوف أو الشكاوى التي قد يرغب الموظفون في مشاركتها معك ومع الشركة. بصفتك رئيسًا لنشاط تجاري صغير ، تتمثل مهمتك في ضمان قدرة الجميع على التعبير عن مخاوفهم بطريقة مهنية ومثمرة.
تذكر أنك لا تلعب العمة Agony للموظفين الذين لديهم شكاوى. بالإضافة إلى معالجة الشكوى ، يجب أيضًا أن تبحث عن المشاكل التي قد تضر عملك ، خاصة إذا كانت تنطوي على مضايقات وتمييز وسرقة وعنف.تمنح كل شكوى الاهتمام المناسب مع ضمان الموظفين أنه يتم سماعهم. فيما يلي بعض أفضل الطرق لمعالجة شكاوى الموظفين وإدارة نتائجهم.
1. إعداد قناة للشكاوى
أول شيء يجب عليك فعله هو إنشاء نظام رسمي للموظفين لتقديم الشكاوى أو طرح الشكاوى حتى يمكن معالجة القضايا. هناك مجموعة متنوعة من الوسائط المتاحة للموظفين للإبلاغ عن الشكاوى ، من الجلسات الشخصية إلى البريد الإلكتروني والنص.
يجب ألا تكون قنوات الشكاوى على مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook و Twitter.
ستعمل هذه المنصات العامة على تعقيد الأمور لأنها قد تنتهك قوانين التشهير.
للتأكد من أن موظفيك يشعرون بالراحة عند استخدام القناة ، ضع في اعتبارك عوامل مثل متوسط عمر موظفيك ، وحجم قوتك العاملة ، وما إذا كانوا في مكتب واحد أو منتشر ، وأي قسم من المحتمل أن يتم الإبلاغ عن الشكاوى بشكل عام. يجب أن تتحقق من مستشارك في العلاقات العامة والمستشار القانوني حول القناة الأكثر ملاءمة. بعد إعداد القناة ، إليك بعض الأمور الأساسية التي يجب عليك القيام بها لضمان التعامل مع شكاوى الموظفين بشكل صحيح.
ضمّن سياستك في دليل الموظف: بمجرد إنشاء قناة رسمية لشكاوى الموظفين ، يجب تضمينها في الكتيبات بحيث يمكن للموظفين الرجوع إليها بسهولة. يمكنك التفكير في تنفيذ نموذج الاستلام لضمان قراءة الموظفين للكتيب. إذا لم تستخدم شركتك كتيّبًا ، فيجب إرسال السياسة إلى الجميع عبر أنظمة أساسية أخرى مثل برامج تعريف الموظفين ، وشبكة الإنترانت الخاصة بالشركة ، والملصقات ، وإحاطات الموظفين.
قم بتعيين شخص أو قسم للتعامل مع استلام الشكاوى: على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية أو الشؤون القانونية أو أي شخص بداخله. تأكد من أن الشخص أو الإدارة المعينة معروفة بسلطتها التقديرية ويمكنها أن تثبت الثقة داخل شركتك ، حيث يتوقع الموظفون بشكل طبيعي وطبيعي التأكد من أنهم يقدمون شكاويهم بكل ثقة.
تضمين طريقة سرية واحدة للموظفين لتقديم الشكاوى: من المفهوم ،
قد يتردد بعض الموظفين في التعبير عن رأيهم ، لأنهم يخشون انتهاك القوانين المتعلقة بالتشهير.
من الأمثلة التي قد تمنع ذلك إنشاء نموذج بسيط عبر الإنترنت أو استطلاع لا يتطلب معلومات تعريفية - يمكنك الاطلاع على أدوات استطلاع مجانية مثل Survey Monkey و Google Forms.
وضع جدول زمني لمعالجة شكاوى الموظفين: من أجل غرس بيئة عمل صحية يشعر فيها الموظفون بالراحة عند إثارة المخاوف ، يتعين عليك إثبات أن الشركة لديها عملية فعالة وموثوق بها. ضع إطارًا زمنيًا لموعد وكيفية معالجة الشكاوى ، وإبلاغ الخطة لجميع الموظفين والتزم بها.
2. الخطوات الأولى لمعالجة الشكاوى
بمجرد إنشاء أفضل نظام لتلقي شكاوى الموظفين ، يجب عليك أن تأمرهم بناء على الأهمية. أي مخاوف تتعلق بالسلامة تتطلب اهتمامًا فوريًا ، كما ينبغي أن تكون انتهاكات للقواعد والسياسات.
قبل معالجة الشكوى ، قم بتدوين الخطوات التالية:
اعتراف: التأكد من أن الموظفين يعرفون أن شكاواهم قد تم استلامها وسوف يتم تناولها من قبل الشركة.
التحقيق: اجمع معلومات حول الشكوى. إذا ذكر الموظف حوادث أو مواقف محددة ، استفسر واحصل على بيانات ذات صلة بها. (انظر النقطة 3 لمزيد من المعلومات.)
تقرر: بعد حصولك على جميع المعلومات ذات الصلة ، فقد حان الوقت لفحص الوضع بشكل كامل من أجل صياغة الحل والبت فيه. قد ترغب في مناقشة فكرتك مع كبار الموظفين الآخرين في شركتك قبل تنفيذ الحل.
التصرف: بمجرد أن يكون لديك قرار ، تصرف بسرعة. يمكن لشكاوى الموظفين التي يتم جرها أن تؤثر سلبًا على الروح المعنوية والإنتاجية. كلما أسرعت في حل النزاع ،
سيكون أفضل حال الشركة.
3. تنفيذ التحقيق غير متحيز
لا يملك أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة في كثير من الأحيان رفاهية توظيف شركة خارجية للتحقيق في شكاوى الموظفين. الخطوة المنطقية التالية هي تعيين طرف محايد لديه أقصى درجة من الإزالة (لا يوجد اتصال مهني شخصي أو قليل مع المعنيين قدر الإمكان) من بقية الموظفين - يفضل أن يكون لهذا الشخص موارد بشرية أو خلفية قانونية.
لاحظ أنه إذا كانت الشكوى خطيرة ، مثل المضايقة أو "إمساك الدفاتر الإبداعية" ، قد ترغب في الاستعانة بمحامي خارجي أو محاسب على الفور للتحقيق في القضايا.
كما تقترح وزارة القوى العاملة توثيق عملية التحقيق
من خلال الاحتفاظ بسجل للنتائج ، وتفاصيل الشكاوى ، وتفاصيل عن مضايقة معينة
السلوك وملخص للمقابلات مع الأطراف المتضررة.
4. استعراض & متابعة على النتيجة
بعد اتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، يجب مراجعة الموقف الذي أدى في البداية إلى شكوى الموظف بعد فترة من الوقت. تحقق مع الموظف الذي قدم الشكوى (إذا لم تكن سرية) لمعرفة ما إذا كان راضيا عن النتيجة. إذا كان هناك المزيد من التعديلات التي يتعين القيام بها ، فافعل ذلك. يمكن أن يساعد الإغلاق الصحيح في منع حدوث مشكلة مشابهة من حدوث مرة أخرى.
من جانب السيد مارك غوه ايك لينغ
العضو المنتدب لشركة VanillaLaw LLC
العمل السعيد هو عامل إنتاجي ، والعمال المنتجون جيدون للنهاية.
ومع ذلك ، وبما أن الطبيعة البشرية هي ما هي عليه ، فقد لا تزال هناك بعض المخاوف أو الشكاوى التي قد يرغب الموظفون في مشاركتها معك ومع الشركة. بصفتك رئيسًا لنشاط تجاري صغير ، تتمثل مهمتك في ضمان قدرة الجميع على التعبير عن مخاوفهم بطريقة مهنية ومثمرة.
تذكر أنك لا تلعب العمة Agony للموظفين الذين لديهم شكاوى. بالإضافة إلى معالجة الشكوى ، يجب أيضًا أن تبحث عن المشاكل التي قد تضر عملك ، خاصة إذا كانت تنطوي على مضايقات وتمييز وسرقة وعنف.تمنح كل شكوى الاهتمام المناسب مع ضمان الموظفين أنه يتم سماعهم. فيما يلي بعض أفضل الطرق لمعالجة شكاوى الموظفين وإدارة نتائجهم.
1. إعداد قناة للشكاوى
أول شيء يجب عليك فعله هو إنشاء نظام رسمي للموظفين لتقديم الشكاوى أو طرح الشكاوى حتى يمكن معالجة القضايا. هناك مجموعة متنوعة من الوسائط المتاحة للموظفين للإبلاغ عن الشكاوى ، من الجلسات الشخصية إلى البريد الإلكتروني والنص.
يجب ألا تكون قنوات الشكاوى على مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook و Twitter.
ستعمل هذه المنصات العامة على تعقيد الأمور لأنها قد تنتهك قوانين التشهير.
للتأكد من أن موظفيك يشعرون بالراحة عند استخدام القناة ، ضع في اعتبارك عوامل مثل متوسط عمر موظفيك ، وحجم قوتك العاملة ، وما إذا كانوا في مكتب واحد أو منتشر ، وأي قسم من المحتمل أن يتم الإبلاغ عن الشكاوى بشكل عام. يجب أن تتحقق من مستشارك في العلاقات العامة والمستشار القانوني حول القناة الأكثر ملاءمة. بعد إعداد القناة ، إليك بعض الأمور الأساسية التي يجب عليك القيام بها لضمان التعامل مع شكاوى الموظفين بشكل صحيح.
ضمّن سياستك في دليل الموظف: بمجرد إنشاء قناة رسمية لشكاوى الموظفين ، يجب تضمينها في الكتيبات بحيث يمكن للموظفين الرجوع إليها بسهولة. يمكنك التفكير في تنفيذ نموذج الاستلام لضمان قراءة الموظفين للكتيب. إذا لم تستخدم شركتك كتيّبًا ، فيجب إرسال السياسة إلى الجميع عبر أنظمة أساسية أخرى مثل برامج تعريف الموظفين ، وشبكة الإنترانت الخاصة بالشركة ، والملصقات ، وإحاطات الموظفين.
قم بتعيين شخص أو قسم للتعامل مع استلام الشكاوى: على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية أو الشؤون القانونية أو أي شخص بداخله. تأكد من أن الشخص أو الإدارة المعينة معروفة بسلطتها التقديرية ويمكنها أن تثبت الثقة داخل شركتك ، حيث يتوقع الموظفون بشكل طبيعي وطبيعي التأكد من أنهم يقدمون شكاويهم بكل ثقة.
تضمين طريقة سرية واحدة للموظفين لتقديم الشكاوى: من المفهوم ،
قد يتردد بعض الموظفين في التعبير عن رأيهم ، لأنهم يخشون انتهاك القوانين المتعلقة بالتشهير.
من الأمثلة التي قد تمنع ذلك إنشاء نموذج بسيط عبر الإنترنت أو استطلاع لا يتطلب معلومات تعريفية - يمكنك الاطلاع على أدوات استطلاع مجانية مثل Survey Monkey و Google Forms.
وضع جدول زمني لمعالجة شكاوى الموظفين: من أجل غرس بيئة عمل صحية يشعر فيها الموظفون بالراحة عند إثارة المخاوف ، يتعين عليك إثبات أن الشركة لديها عملية فعالة وموثوق بها. ضع إطارًا زمنيًا لموعد وكيفية معالجة الشكاوى ، وإبلاغ الخطة لجميع الموظفين والتزم بها.
2. الخطوات الأولى لمعالجة الشكاوى
بمجرد إنشاء أفضل نظام لتلقي شكاوى الموظفين ، يجب عليك أن تأمرهم بناء على الأهمية. أي مخاوف تتعلق بالسلامة تتطلب اهتمامًا فوريًا ، كما ينبغي أن تكون انتهاكات للقواعد والسياسات.
قبل معالجة الشكوى ، قم بتدوين الخطوات التالية:
اعتراف: التأكد من أن الموظفين يعرفون أن شكاواهم قد تم استلامها وسوف يتم تناولها من قبل الشركة.
التحقيق: اجمع معلومات حول الشكوى. إذا ذكر الموظف حوادث أو مواقف محددة ، استفسر واحصل على بيانات ذات صلة بها. (انظر النقطة 3 لمزيد من المعلومات.)
تقرر: بعد حصولك على جميع المعلومات ذات الصلة ، فقد حان الوقت لفحص الوضع بشكل كامل من أجل صياغة الحل والبت فيه. قد ترغب في مناقشة فكرتك مع كبار الموظفين الآخرين في شركتك قبل تنفيذ الحل.
التصرف: بمجرد أن يكون لديك قرار ، تصرف بسرعة. يمكن لشكاوى الموظفين التي يتم جرها أن تؤثر سلبًا على الروح المعنوية والإنتاجية. كلما أسرعت في حل النزاع ،
سيكون أفضل حال الشركة.
3. تنفيذ التحقيق غير متحيز
لا يملك أصحاب الأعمال التجارية الصغيرة في كثير من الأحيان رفاهية توظيف شركة خارجية للتحقيق في شكاوى الموظفين. الخطوة المنطقية التالية هي تعيين طرف محايد لديه أقصى درجة من الإزالة (لا يوجد اتصال مهني شخصي أو قليل مع المعنيين قدر الإمكان) من بقية الموظفين - يفضل أن يكون لهذا الشخص موارد بشرية أو خلفية قانونية.
لاحظ أنه إذا كانت الشكوى خطيرة ، مثل المضايقة أو "إمساك الدفاتر الإبداعية" ، قد ترغب في الاستعانة بمحامي خارجي أو محاسب على الفور للتحقيق في القضايا.
كما تقترح وزارة القوى العاملة توثيق عملية التحقيق
من خلال الاحتفاظ بسجل للنتائج ، وتفاصيل الشكاوى ، وتفاصيل عن مضايقة معينة
السلوك وملخص للمقابلات مع الأطراف المتضررة.
4. استعراض & متابعة على النتيجة
بعد اتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، يجب مراجعة الموقف الذي أدى في البداية إلى شكوى الموظف بعد فترة من الوقت. تحقق مع الموظف الذي قدم الشكوى (إذا لم تكن سرية) لمعرفة ما إذا كان راضيا عن النتيجة. إذا كان هناك المزيد من التعديلات التي يتعين القيام بها ، فافعل ذلك. يمكن أن يساعد الإغلاق الصحيح في منع حدوث مشكلة مشابهة من حدوث مرة أخرى.
من جانب السيد مارك غوه ايك لينغ
العضو المنتدب لشركة VanillaLaw LLC
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق